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            干部檔案整理工作細則

            • 時間:2017-03-03

            第一章 總則
            第一條 為了實現干部檔案整理工作的規范化,搞好檔案建設,便于檔案的保管和利用,根據《干部檔案工作條例》(條例)及有關規定,特制訂本細則。
            第二條 干部檔案的整理工作,是檔案建設的基礎工作之一。它是將收集起來的每個干部的檔案材料,進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工和裝訂成卷,并在此基礎上,不斷對檔案內容進行補充的工作。
            第三條 各級干部檔案管理部門,均應按本細則和有關規定的要求,對所管理的干部檔案進行認真的整理。
            第二章 整理工作的基本要求
            第四條 整理干部檔案,須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。
            第五條 整理干部檔案,事先要收集好干部檔案材料,并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機、縫紉機等必需的物品和設備。
            第六條 整理干部檔案的人員,必須努力學習黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業知識,熟悉整理干部檔案的有關規定,掌握整理工作的基本方法和技能,認真負責做好整理工作。
            第三章 檔案材料的鑒別 
            第七條 干部檔案材料的鑒別工作,是干部檔案管理部門對收集起來準備歸檔的材料進行審查,甄別材料的真偽,判定材料的保存價值,確定其是否歸入干部檔案的工作。
            第八條 鑒別歸檔材料,必須根據中央有關文件的精神,以《條例》和《關于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規定》等有關規定為依據,嚴肅認真地進行。
            第九條 鑒別工作應堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點,具體問題具體分析,根據形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及其保存價值,確定材料是否歸入檔案。
            第十條 鑒別歸檔材料的具體做法:
            (一)判定材料是否屬于所管干部的材料及應歸入干部檔案的內容。發現有同名異人、張冠李戴的,或不屬于干部檔案內容和重復多余的材料,應清理出來。對其中有保存價值的文件、資料,可交文書檔案或轉有關部門保存。不屬于干部檔案內容,比較重要的證件、文章等,組織不需要保存的,退給本人。無保存價值又不宜退回本人的,應登記報主管領導批準銷毀;
            (二)審查材料是否齊全、完整。政審材料一般應具備審查結論、調查報告、上級批復、主要證明材料、本人的交待等。處分材料一般應具備處分決定(包括免予處分的決定)、調查報告、上級批復、個人檢討或對處分的意見等。上述材料,屬于成套的,必須齊全;每份歸檔材料,必須完整。對頭尾不清、來源和時間不明的材料,要查清注明后再歸檔,凡是查不清楚或對象不明確的材料,不能歸檔;
            (三)審查材料是否手續完備。凡規定需由組織蓋章的,要有組織蓋章。審查結論、處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料,應有本人的簽署意見或由組織注明經過本人見面。任免呈報表須注明任免職務的批準機關、批注時間和文號。出國、出境審批表,須注明出去的任務、目的及出去與返回的時間。凡不符合歸檔要求,手續不完備的檔案材料,須補辦完手續后再歸檔;
            (四)鑒別中發現涉及干部政治歷史問題或其他重要問題,需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料,不能歸入干部檔案,應交有關組織處理;
            (五)鑒別時,發現檔案中缺少的有關材料,要及時進行登記并收集補充。
            第四章 檔案材料的分類 
            第十一條 對歸檔的材料必須按照《干部檔案工作條例》中關于正、副本十類內容的劃分進行分類。
            第十二條 干部檔案正本,由歷史地、全面地反映干部情況的材料構成。其內容分類:
            第一類 履歷材料:干部履歷表(書)、簡歷表、干部、教師、醫務人員、軍人、學生等各類人員登記表,個人簡歷材料,更改姓名的材料。
            第二類 自傳及屬于自傳性質的材料。
            第三類 鑒定(含自我鑒定)、考察、考核材料:以鑒定為主要內容的各類人員登記表,組織正式出具的鑒定性的干部表現情況材料;作為干部任免、調動依據的正式考察綜合材料;考核登記表,干部考核和民主評議的綜合材料。
            第四類 學歷、學位、學績、培訓和專業技術情況的材料:報考高等學校學生登記表、審查表,畢業登記表,學習(培訓結業)成績表,學歷證明材料,選拔留學生審查登記表;專業技術職務任職資格申報表,專業技術職務考績材料,聘任專業技術職務的審批表,套改和晉升專業技術職務(職稱)審批表;干部的假造發明、科研成果、著作及有重大影響的論文(如獲獎或在全國性報刊上發表的)等目錄。
            第五類 政審材料:審查干部政治歷史情況(包括黨籍問題)的調查報告、審查結論、上級批復、本人對結論的意見、檢查交待或說明情況的材料,主要證明材料;甄別、復查結論(意見、決定)、調查報告、批復及有關的依據材料;入黨、入團、參軍、出國等政審材料;更改干部的民族、年齡、國籍、入黨入團和參加工作時間的組織審查意見,上級批復以及所依據的證明材料。
            第六類 加入黨團的材料:中國共產黨入黨志愿書,入黨申請書(1-2份全面系統的)和轉正申請書,中國共產黨黨員登記表,不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料;民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和組織審批材料,退黨材料,取消預備黨員資格的組織意見;中國共產主義青年團入團志愿書、申請書,團員登記表、退團材料;加人民主黨派的有關材料。
            第七類 獎勵(包括科技和業務獎勵)材料:各種先進人物登記表、先進模范事跡、嘉獎、通報表揚等材料。
            第八類 干部違犯黨紀、政紀、國法等材料:處分決定(免予處分和處理意見),查證核實報告,上級批復,本人對處分的意見和檢查、交待材料;通報批評材料;甄別、復查報告、決定,上級批復及本人意見;法院審判工作形成的判決書等。
            第九類 干部工資級別登記表、職務工資變動登記表、干部調資審批表,定級和解決待遇的審批材料;干部任免呈報表(包括附件),錄用和聘用審批表,聘用干部合同書,續聘審批表,解聘、辭退材料;退(離)休審批表;軍銜審批表、軍隊轉業干部審批表;出國、出境人員審批表;黨代會、人代會、政協會議、工青婦等群眾團體代表會、民主黨派代表會代表登記表。
            第十類 其他可供組織參考有保存價值的材料;有殘疾的體檢表、殘疾等級材料;干部逝世后報紙報道的消息或訃告,悼詞(生平),非正常死亡的調查報告及有關情況的遺書等。
            第十三條 干部檔案副本內容,是由正本中以下類別主要材料的重復件或復制件構成:
            第一類的近期履歷材料。
            第三類的主要鑒定,干部考核材料。
            第四類的學歷、學位,評聘專業技術職務的材料。
            第五類的政治歷史情況的審查結論(包括甄別、復查結論)材料。
            第七類的獎勵材料。
            第八類的處分決定(包括甄別、復查結論)材料。
            第九類的任免呈報表和工資、待遇的審批材料。
            其他類別多余的重要材料,也可歸入副本。
            第十四條 內容交叉的材料,可根據材料的主要內容或用途確定類別。
            (一)帶自傳的履歷或簡歷表,以自傳為主,歸第二類。
            (二)履歷表和簡歷表有鑒定的,以履歷為主,歸第一類。
            (三)有任免職務內容的干部登記表、任免呈報表報附的考察材料或主要表現情況的綜合材料、提升工資級別的評級、評定軍銜的鑒定表等材料,以其主要用途為主,歸第九類。
            (四)政治歷史問題與違紀錯誤混同一起給予處分的結論、調查報告、處分決定等材料,一律歸第八類;凡未給予處分,以政治歷史問題為主的,歸第五類,以違紀錯誤為主的歸第八類。
            第五章 檔案材料的排序與編目
            第十五條 每類干部檔案材料,都要根據材料內容的內在聯系和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序,并在每份材料的右上角編上類號和順序號,在其右下角編寫頁數。
            第十六條 檔案材料排序的基本方式:
            (一)按檔案材料形成時間排序的:第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料;
            (二)按檔案材料內容的主次關系進行排序的:第五類、第六類、第八類材料。其中第五類、第八類材料的排列順序為:上級批復,結論或處分決定,本人對結論或處分決定的意見,調查報告,證明材料,本人檢討或交待材料等,入團志愿書應排在入團的其他材料之前;入黨志愿書應排在入黨的其他材料之前,黨員登記表等可按時間先后依次排序;
            (三)第九類材料可根據不同層次干部的檔案材料情況,采用按時間順序或按材料性質相對集中排序。按材料性質相對集中排序的方法是:1、工資情況的材料;2、任免材料;3、出國、出境材料;4、其他材料。每種材料再根據形成材料的時間順序排列。
            第十七條 每卷干部檔案必須有詳細的檔案材料目錄。目錄是查閱檔案內容的索引,要認真進行編寫。具體要求:
            (一)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式,逐份逐項的進行填寫;
            (二)根據材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料,應擬定題目。材料的題目過長,可適當簡化。擬定或簡化題目,必須確切反映材料的主要內容或性質特點。凡原材料題目不符合實際內容的,須另行擬定題目或在目錄上加以注明;
            (三)“材料形成時間”一般采用材料落款標明的最后時間。復制的檔案材料,采用原材料形成時間;
            (四)填寫“材料份數”,以每份完整的材料為一份(包括附件);材料頁數的計算,采用圖書編頁法,每面為一頁,印有頁碼的材料、表格,應如數填寫;
            (五)書寫目錄要工整、正確、清楚、美觀,不得使用圓珠筆、鉛筆,紅色及純藍墨水書寫目錄。填寫目錄后,要檢查核對,做到準確無誤;
            (六)書寫目錄時,每類目錄之后,須留出適量的空格,供補充檔案材料時使用。
            第六章 復制與技術加工
            第十八條 檔案材料載體變質或字跡退色不清時,須進行搶救。搶救材料,一般可采用修復、打印、抄寫、復印等方法。凡打印、抄寫的材料,必須認真細致、核對無誤,注明復制單位和日期。
            第十九條 建立檔案副本的材料不夠時,可選擇正本的材料進行復制,將復制件存副本,其原件必須存入正本。
            第二十條 為便于裝訂、保管和利用,延長檔案材料的壽命,對一些紙張不規則、破損、卷角、折皺的材料,應進行技術加工。其主要方法:
            (一)對超出16開規格的檔案材料,須進行折疊。折疊時,要根據材料的具體情況,采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。折疊后的檔案材料,要保持整個案卷的平整,文字、照片不得損壞,便于展開閱讀;
            (二)對破損、卷角、折皺和小于16開規格的檔案材料,要進行裱糊。主要方法有:單面裱糊、夾面裱糊、魚鱗或梯形托裱、膠紙粘貼等。裱糊用的襯紙,必須采用白紙。漿糊和膠水必須能防蟲蛀、不腐蝕紙張。裱糊后的檔案材料要涼干,不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤;
            (三)對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料,須進行加邊。打眼裝訂,不得壓字和損傷材料內容;
            (四)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘等金屬品,以防止氧化銹毀材料。
            第七章 裝訂與驗收入庫
            第二十一條 每個干部的檔案材料,必須裝訂成卷。裝訂后的檔案,目錄在卷首,材料排列順序與目錄相符;卷面整潔,全卷整齊、平坦,裝訂結實實用,具體做法:
            (一)將目錄與材料核對無誤;
            (二)把全卷材料理齊。材料條件好的應做到四面整齊,條件較差的,以裝訂線一邊和下邊兩面為齊;
            (三)在材料左側豎直打上統一的裝訂孔??拙嘁幐穹稀稐l例》附件一的規定;
            (四)一律使用《條例》附件一規定的標準干部檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號。書寫姓名不得用同音字或不規范的簡化字。
            第二十條 干部檔案整理裝訂成卷后,必須進行認真細致的檢查,經驗收合格后,方能入庫。
            第八章 整理工作的注意事項
            第二三條 干部檔案整理工作人員必須認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和干部檔案工作的有關規定,嚴格遵守安全保密制度,保守黨和國家的秘密。
            (一)在整理檔案時,嚴禁吸煙,以確保檔案的安全;
            (二)不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料;
            (三)不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規定剔出的檔案材料,須進行登記,經主管領導審查批準后分別情況予以處理。
            (四)在整理檔案過程中,要加強對檔案材料的管理,防止丟失檔案材料和泄露干部檔案內容。
            第九章 附則 
            第二十四條 本細則由中央組織部干部檔案工作部門負責解釋。



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